こんにちは、おかてんです。
あなたは仕事をしていてこんな経験はないでしょうか？
- いくら頑張っても仕事が終わらず、残業ばかりの日々を過ごしてしまう
- やることが多すぎて何から手をつけたらいいかわからない
- 自分のToDoの管理の仕方がわからず、重要な仕事なのに後回しにしてしまった
これらの経験に共感でき、改善したいと思っている人におすすめの本があります。
それがこちら。
現役戦略コンサルタントのShin氏による著書。
彼は現役の戦略コンサルタントでありながら、本書を執筆し、月間20万PVのブログ「Outword Matrix」で記事を書きつつ、さらには400名を超えるオンラインサロン「Players」を運営しています。
これだけ見ると本当にすごい人ですね。ただ、彼自身は実は昔は仕事が全然できずに終わらなかった過去がありました。
そんなどん底から這い上がった彼だからこそ、とても簡単に実践でき、結果に直結する方法を見つけることができました。この本では本当にシンプルなやり方が載っているので誰にでも実践することができます。
仕事が終わらない原因を把握していますか？
そもそも、仕事が終わらないと言っている人はなぜ終わらないんでしょうか？
多くの人は「仕事の量が多い！」と言ってそれ以上原因を掘り下げていません。
本当にそうでしょうか？
仕事が終わらない原因は実は複雑な原因が絡み合っており、何がネックになっているのか？を特定する必要があります。
本書では仕事が終わらない原因を以下の５つに絞り込み、それぞれに対してのアプローチが紹介されています。
- 仕事の目的を把握していない
- 具体的なTODOが見えていない
- 具体的なTODOが整理できていない
- TODOを処理する速度が遅い
- TODOが多すぎる
仕事の目的を把握する
これは一番陥りやすく、気づきにくい原因だと思います。
上司に言われた仕事を、ただなんとなくこなしている時ってありませんか？僕も昔はよくありました。
上司にこういう資料を作っておいてねと言われて作ろうとしたが、なかなか進まず、時間をかけて作り上げたが、上司にダメ出しをくらい、修正。この繰り返しで仕事が全く終わらない。こんな経験ありませんか？
それは資料作成の目的を把握していないからです。
- その資料を作る目的は？
- その資料を作ったら誰が喜ぶ？
- その資料を読んだ人は前後でどのような変化があれば良い？
というような資料を作成する目的が把握できていませんでした。
とりあえず上司に言われた文言を盛り込んどけばいいやと思って作っても良い資料は作れません。
資料作成を例に挙げて説明しましたが、どんな仕事をするにせよまずは目的把握をすることから始めましょう。
そうは言われてもどうやってやればいいのか？本書にはもちろんその方法が書かれています。しかも実践しやすい。
いくつか紹介されていますが、特に僕が注目したいのは口グセを使うことです。
目的を把握するためには思考を深めることが大事になるのですが、その思考を深めるために実践します。
そこで使用する口グセは「絶対にそうだ、とは言えないよね？」という言葉です。
考えが浅い人って情報を鵜呑みにしたり、人の言うことに疑いを持たずに、自分の意見を作れないことが多いと思います。
そんな時に上記の言葉を常に使用することで、様々な情報や意見に対して自分の意見を持つことで思考を深化させることができます。
僕も昔は考えることが苦手でした。実践しやすい方法を取り入れることがかなり思考能力が向上し、目的を把握しやすくなりました。
口グセっていうのは非常に導入しやすい方法です。いくら本を読んでやる気になったとしても、それを実践できなければなんの意味もありません。その点、口グセをいうと言うことは一番ハードルが低く、やりやすい方法だと思うので、考えが浅いと思う方は是非やってみてください。
TODOを見える化してみる
「目的が分かれば、TODOが把握できそうだ！取り掛かろう！」と思った方は、ちょっと待ってください。
その目的だけで本当に取りかかれますか？
目的を把握することは非常に大事なのですが、それだけでは仕事を進めることができません。
なぜなら目的から具体的なTODOに落とし込めていないからです。
目的はあくまでも最終的になりたい姿です。目的達成するために何をすべきか？ということを掘り下げる必要があります。
その状態で取り掛かっても、やるべき具体的なことはよくわからないのでやる気が出ません。
では、どうすれば具体的なTODOに落とし込むことができるのでしょうか？
その方法として本書では「ロジックツリー」を紹介しています。
ロジックツリーを使うと目的に対して、全体を眺めることができるのと同時に多視点から原因や解決策を探ることができること。
ただ、聞いたことのある人が多いと思いますが、実際に使いこなしている人はあまりいないのではないでしょうか。
本書でもロジックツリーの使い方が紹介されていますが、簡単に説明すると、ある事柄についてカテゴリ分けしていくだけです。ただし、慣れていないと最初は難しく感じると思います。
ロジックツリーを実践すると、頭が整理されて非常に仕事がしやすくなるのでオススメです。
「シンプルTODOリスト」の活用方法
ロジックツリーによりやるべき行動が見えてくれば、それらをどのような順番でこなすべきかを考えなければいけません。
そこまで多くの仕事を任されていなければ、ToDoを整理する必要はありませんが、複数プロジェクトを持っている人や部下を管理するマネジメント職の人なら大量のToDoを抱えているはずです。
そのような人のために本書ではシンプルTODOリストを紹介しています。これは著者自ら作り上げたTODO管理ツールで見やすい上に非常に使いやすくなっています。
本書では使い方が書いてありますので詳細は割愛しますが、僕が感じた利点としては１日のスケジュールとTODOが紐づいていることです。
１日の予定を立てている人が多いと思いますが、従来のTODO管理ツールから予定を立てると抜け漏れがあるかもしれませんし、それぞれのツールを行き来しなければならないので時間もかかります。
シンプルTODOリストならスケジュールを立てるときにTODOに応じて、いつまでにやらないといけないのか？という期限、現在の進捗率や誰が現在ボールを持っているのか？ということが一目でわかります。
僕はこれを使用した時、１日のスケジュールが立てやすくなり、頭が整理され、作業への取り組みスピードも上がりました。
TODOの処理速度を向上させる７つの方法
TODOも整理できれば、あとは取り組むだけです。ただ、それでも作業量が多い場合があります。そんなときは作業スピードを上げて効率よく仕事をしましょう。
本書では仕事のスピードを上げるためのノウハウを７つ紹介していますが、僕が特に効果的だと感じたのは仕事を「タイムアタックゲーム」にすることです。
いざ仕事に取り掛かろうとしても、あれこれ考えてしまったり、途中で集中力が切れることって多いですよね。タイムアタックゲームはそんなときにとても有効です。
やり方は簡単で、自分が取り組むTODOに対して、時間を計って時間内に作業を終わらせるだけ。
僕は仕事以外でもこれを導入することでとても集中力が上がりました。
ダラダラしてしまいそうな時はタイムアタックゲームにしてしまうことで、大幅に作業効率が上がります。
また、作業効率を上げる方法としてはこれ以外にも紹介されていますので、興味がある方は本書を読んでいただければと思います。
TODOを減らし、生産性を上げる
１〜４を実践すると相当仕事ができる人になります。ただ、仕事ができる人にはその分どんどん仕事がやってきます。もちろん仕事ができれば給料も上がるし、仕事のやりがいなども感じることが多いと思いますが、大量の仕事が来るとさすがに終わらないという事態も考えられます。
そんなときはTODOを減らしましょう。
本書では、本当にその仕事をやるべきなのか？と仕事を減らす方法を以下の３ステップで紹介しています。
- その仕事は本当に必要なのか？
- その仕事は本当に人がやる必要があるのか？
- その仕事は本当に自分がやる必要があるのか？
詳しくは本を見ていただければと思いますが、僕自身は１をかなり意識していまして、その作業って目的を解決するためにどれくらい寄与しているのか？BをやればAをやる必要がなくなるのではないか？とTODOを眺めながら考えてみてもいいかもしれません。
本当にやらないといけない仕事なのか？と自問することで本当にやるべき仕事のみをこなすようにしましょう。
最後に
本書を読むと、仕事を早く終わらせるために自分は何が足りていないのか？ということ、それを解決するための対策が把握できると思います。
ただ、残念ながらそれだけでは仕事を早く終わらせることができません。早く終わらせるためには実践することです。
何を当たり前のことを言っているんだ、把握できれば実践するに決まってるじゃないかと思う人もいるかもしれませんが、ビジネス書は読んだだけで満足してしまう人が多いんですよね。
読んだだけでは意味がありません。本書のあとがきにも実践の大切さが書いてあり、やはり行動に移せている人は少ないと思います。
タイトルにもあるように方法はシンプルなので取り組みやすい内容となっているので、まずは実践し、超速で仕事を終わらせ自分の時間を作りましょう！
