こんにちは、おかてんです。
社会人になると平日は仕事に追われ、特に残業が増えると自由に使える時間ってほとんどありませんよね。
しかし、その中でも定時退社ができれば、
- 自分の趣味に没頭できる
- 勉強や読書をして自己投資の時間が増える
- ジムに通って定期的に運動ができる
など、とても有意義な時間の過ごし方が考えられます。
僕はいつも仕事に追われ残業している上司を観察することで、残業しない方法を学びました。
僕の上司はいつも疲弊していた
僕が新卒で入社してから1年くらいお世話になった上司がいました。
知識量が豊富で、会議でも積極的に発言し、仕事のできるタイプの上司でした。
しかし、そんな彼ですがいつも疲弊していました。
資料作成や議事録作成、多数の会議にいつも追われ、毎日遅くまで残業をしていました。
もちろん仕事ができる故に任される量も多かったこともありますが、他にも理由がありました。
無駄な会議が多い
彼のスケジュールを見ると、毎日会議が入っていることは常で、一日中会議で終わることも多かったです。
最初は「仕事のできる人はすごいな〜」と感心していましたが、
徐々に「多すぎじゃね？」と思い始めました。
彼は何でもかんでも会議に参加する癖がありました。
とても好奇心が旺盛だったので、情報収集したいという気持ちが強すぎたんですね。
好奇心を持つことは非常に良いことで、僕自身もそこは見習わなければと思いました。
ただ、それが度を超えてしまうと、自分の仕事が全く進まないくらい会議に出席することになります。
もちろんその中で重要な会議も含まれていましたが、「それって意味あるのかな？」って思う会議もありました。
僕はこの経験から、重要でない会議には出席しないことにしました。
仕事をしていく上で好奇心は大事ですが、何でもかんでも情報を得ようとするのは良くありません。
そういう時は、一度立ち止まって考えてみることが重要です。
そして、自分の業務のゴールから逆算して、本当に必要なのかを考えます。
そうすることで、必要なものだけに取り組むことができ、残業せずにすみます。
仕事や会議が入りそうな時は
「それって今やることなのか？」
「その会議って本当に重要なのか？」
と立ち止まって考えて、無駄な残業を減らしましょう。
そうしなければいつまでたっても仕事に追われ、残業三昧の生活になってしまいます。
会議時間は常にオーバー
入社したての頃は、その上司と同じ会議に出ることが多く、「会議って時間かかるものだな〜」と思っていて、議論が白熱することが多くても仕方ないなと思っていました。
ただ、よくよく考えると会議中に脱線することが多かったです。
「それって今聞く必要あるのかな？」と思う質問をしまくり、いつも指定していた会議時間をオーバーしていました。
会議するときは決めた時間通りに終わことを徹底することが大事です。
そうしなけば、自分だけでなく会議の参加者全員の時間も失われてしまいます。
「なぜ会議を開くのか？」という意味を考えれば、時間通りに終わらせることができます。
会議には目的があり、それにより何らかの変化が期待されているのです。
私が会議に参加する時に意識しているのは
- この会議は何が主題なのか
- 会議の前後でどういう変化を期待しているのか
- 会議中に脱線しそうになると目的を再確認
ということです。
これらを徹底すれば、目的通りの会議を実行でき、時間通りに終わらせることもできます。
教える範囲を切り分ける
僕の上司はとても教えたがりでした。
新入社員の頃は色々とお世話になり、ありがたいなと思っていました。
ただ、これも度が過ぎる教えたがりでした。
ある程度分かってきたら、自分で調べたり、あるいは他の先輩に教えてもらうことができるので、自分の仕事を中断してまでやってもらう必要はないんですよね。
調べればすぐ分かりそうなことや他の人に教えてもらっている時に割り込んできたりすることが多かったです。
僕も慣れてきた頃には
「もうわかったんで大丈夫です！」
と強引に断っていました。
人に教えるというのは自分のためにもなるので、若手の頃なら自分の仕事を中断してもやる価値はあります。
ただ、役職が上がり部下を複数人持つようになると、そんな時間も無くなってしまいます。
そういう時は、自分が教える範囲を切り分けることが必要です。
「どこまで自分が教えるのか？」
「他の人に任せた方が良いのか？」
「これは一人で調べさせるべきか？」
を考え、任せるところは任せるようにしないと自分の仕事が終わらなくなります。
まとめ
僕はこれらを実践することで、残業を減らすことができました。
どれだけ仕事のできる人でも、重要なものの切り分けや時間の効率化ができていないといつも仕事に追われ、残業の日々を繰り返してしまいます。
「最近忙しいな」とか「残業が多くなったな」と思ったら、一度立ち止まって考えてみることをお勧めします。
皆さんも振られた仕事や入りそうな会議に対して、「本当に今やるべきことなのか？」と常に考えることで、残業せずに、定時退社を目指しましょう！
- 重要な仕事・会議だけに絞る
- 会議を開く意味を考える
- 教える範囲を切り分ける
